جدول الحسابات
دليل الحسابات هو مخطط الحسابات في مؤسستك.
يعتمد الهيكل العام لدليل الحسابات الخاص بك على نظام محاسبة القيد المزدوج الذي أصبح معيارًا في جميع أنحاء العالم لتحديد أداء الشركة ماليًا.
دليل الحسابات هو عرض شجري لأسماء الحسابات (دفاتر الأستاذ والمجموعات) التي تحتاجها الشركة لإدارة دفاتر حساباتها. يقوم OneOfficeERP بإعداد مخطط حسابات بسيط لكل شركة تقوم بإنشائها، ولكن يمكنك تعديله وفقًا لاحتياجاتك ومتطلباتك القانونية.
بالنسبة لكل شركة، يوضح دليل الحسابات طريقة تصنيف الإدخالات المحاسبية، والتي تعتمد في الغالب على المتطلبات القانونية (الضرائب، والامتثال للوائح الحكومية).
يساعدك دليل الحسابات على الإجابة على أسئلة مثل:
- ما هي قيمة مؤسستك؟
- ما مقدار الديون التي أخذتها؟
- ما مقدار الربح الذي تحققه (وبالتالي دفع الضريبة)؟
- بكم تبيع؟
- ما هو تفكك النفقات الخاصة بك؟
باعتبارك شخصًا يدير نشاطًا تجاريًا، فمن المفيد جدًا معرفة مدى جودة أداء عملك.
نصيحة: إذا لم تتمكن من قراءة الميزانية العمومية، فهذه فرصة جيدة للبدء في التعرف على هذا الأمر. وسوف يكون يستحق كل هذا الجهد. يمكنك أيضًا الحصول على مساعدة المحاسب الخاص بك لإعداد دليل الحسابات الخاص بك.
للوصول إلى قائمة الحسابات اذهب إلى:
الصفحة الرئيسية > المحاسبة > الماجستير في المحاسبة > الدليل الحسابي
1. كيفية إنشاء/تحرير الحسابات
يأتي OneOfficeERP مع مخطط حسابات قياسي. بدلاً من الإنشاء/التعديل، يمكنك أيضًا استخدام أداة مستورد دليل الحسابات. لاحظ أنه سيتم الكتابة فوق دليل الحسابات الحالي عند استخدام هذه الأداة.
- انتقل إلى قائمة دليل الحسابات.
هنا يمكنك فتح حسابات المجموعة التي تحتوي على حسابات أخرى. هناك خيارات "لإضافة طفل" في الحساب أو تعديل الحساب أو حذفه.
2. لن يظهر خيار إنشاء حساب طفل إلا إذا قمت بالنقر فوق حساب من نوع المجموعة (المجلد).
3. أدخل اسمًا للحساب.
4. أدخل رقمًا للحساب.
5. حدد "هل المجموعة" إذا كنت تريد أن يكون هذا حسابًا جماعيًا يمكن أن يحتوي على حسابات أخرى.
6. حدد نوع الحساب. يعد تحديد هذا أمرًا مهمًا لأن بعض الحقول تسمح باختيار نوع معين فقط من الحسابات.
7. قم بتغيير العملة إذا كان هذا الحساب سيتم استخدامه للمعاملات بعملة مختلفة. بشكل افتراضي، إنها عملة الشركة. لمعرفة المزيد، تفضل بزيارة صفحة المحاسبة متعددة العملات.
8. انقر على إنشاء جديد.
عادةً، قد ترغب في إنشاء حسابات لـ:
- السفر والرواتب والهاتف وما إلى ذلك ضمن النفقات.
- ضريبة القيمة المضافة (VAT)، وضريبة المبيعات، وحقوق الملكية، وما إلى ذلك ضمن الالتزامات المتداولة.
- مبيعات المنتجات، ومبيعات الخدمات، وما إلى ذلك ضمن الدخل.
- المباني والآلات والأثاث وما إلى ذلك ضمن الأصول الثابتة.
نصيحة: يتم إنشاء حسابات بعملات مختلفة عندما تتلقى أو تقوم بإجراء دفعات من أو إلى عملات مختلفة. على سبيل المثال، إذا كنت مقيمًا في أوروبا وتتعامل مع الولايات المتحدة الأمريكية، فقد تحتاج إلى إنشاء حسابات مثل "Debtors US" و"Creditors US" وما إلى ذلك.
دعونا نفهم المجموعات الرئيسية في مخطط الحسابات.
2. أنواع الحسابات
يتم تصنيف أنواع الحسابات بشكل أساسي على أنها دخل أو مصروفات أو أصول أو التزامات.
2.1 حسابات الميزانية العمومية
حسابات الميزانية العمومية هي "استخدام الأموال (الأصول)" و"مصادر الأموال (الخصوم)" التي تشير إلى القيمة الصافية لشركتك في أي وقت محدد. عندما تبدأ أو تنتهي فترة مالية، تكون جميع الأصول متساوية مع الالتزامات.
ملاحظة حول المحاسبة: إذا كنت جديدًا في مجال المحاسبة، فقد تتساءل، كيف يمكن أن تتساوى الأصول مع الالتزامات؟ وهذا يعني أن الشركة ليس لديها أي شيء خاص بها. هذا صحيح! جميع "الاستثمارات" التي تتم في الشركة لشراء الأصول (مثل الأراضي والأثاث والآلات) تتم من قبل المالكين. يعتبر المالكون مسؤولية تجاه الشركة لأن الأرباح مملوكة للمالكين.
إذا أغلقت شركة ما، فسوف تحتاج إلى بيع جميع الأصول وسداد جميع الالتزامات (بما في ذلك الأرباح) للمالكين، بحيث لا تترك لنفسها أي شيء.
تمثل جميع الحسابات ضمن حسابات الميزانية العمومية أصلًا مملوكًا للشركة مثل "الحساب البنكي" أو "الأراضي والممتلكات" أو "الأثاث" أو التزام (الأموال التي تدين بها الشركة للآخرين) مثل "أموال المالكين" أو "الدين" إلخ.
هناك حسابان خاصان يجب ملاحظتهما هنا هما الحسابات المدينة (الأموال التي يتعين عليك تحصيلها من عملائك) والحسابات الدائنة (الأموال التي يتعين عليك دفعها إلى الموردين) ضمن الأصول والالتزامات على التوالي.
2.2 حسابات الربح والخسارة
الربح والخسارة هي مجموعة حسابات "الدخل" و"المصروفات" التي تمثل معاملاتك المحاسبية خلال فترة ما.
على عكس حسابات الميزانية العمومية، لا تمثل حسابات الربح والخسارة (أو حسابات الربح والخسارة) صافي القيمة (الأصول)، بل تمثل مبلغ الأموال التي تم إنفاقها وتحصيلها في خدمة العملاء خلال الفترة. وبالتالي، في بداية ونهاية السنة المالية الخاصة بك، تصبح صفرًا.
في OneOfficeERP من السهل متابعة الربح والخسارة عبر مخطط الربح والخسارة.
لاحظ أنه في اليوم الأول من العام، لم تحقق أي ربح أو خسارة، ولكن لا يزال لديك أصول، وبالتالي فإن حسابات الميزانية العمومية لا تصبح صفرًا أبدًا في بداية الفترة أو نهايتها.
2.3 المجموعات ودفاتر الأستاذ
هناك نوعان رئيسيان من الحسابات في OneOfficeERP - Group وLedger. يمكن أن تحتوي المجموعات على مجموعات فرعية ودفاتر أستاذ بداخلها، في حين أن دفاتر الأستاذ هي العقد الطرفية للمخطط الخاص بك ولا يمكن أن تحتوي على المزيد من الحسابات فيها.
لا يمكن إجراء المعاملات المحاسبية إلا ضد حسابات دفتر الأستاذ (وليس المجموعات)
معلومات: مصطلح "دفتر الأستاذ" يعني صفحة في دفتر المحاسبة يتم فيها إجراء الإدخالات. يوجد عادةً دفتر أستاذ واحد لكل حساب (مثل العميل أو المورد).
ملاحظة: يُطلق على حساب "دفتر الأستاذ" أحيانًا اسم "الحساب الرئيسي".
2.4 أنواع الحسابات الأخرى
في OneOfficeERP، يمكنك أيضًا تحديد المزيد من المعلومات عند إنشاء حساب جديد، وهذا موجود لمساعدتك في تحديد هذا الحساب المحدد في سيناريو مثل "الحساب البنكي" أو "حساب الضريبة" وليس له أي تأثير على المخطط نفسه.
شرح أنواع الحسابات:
- الإهلاك المتراكم: لتخزين معلومات إجمالي الإهلاك المتراكم لأصول الشركة. يظهر الاستهلاك المتراكم في الميزانية العمومية.
- الأصل المستلم ولكن لم يتم إصدار فاتورة به: حساب المسؤولية المؤقتة الذي يحتفظ بقيمة الأصل المستلم ولكن لم يتم إصدار فاتورة به بعد.
- البنك: نوع الحساب الذي سيتم إنشاء الحسابات البنكية من خلاله. يجب أن يكون هناك حساب مجموعة واحد على الأقل من النوع "بنك" في CoA.
- النقد: نوع الحساب الذي سيتم إنشاء الحساب النقدي بموجبه. يجب أن يكون هناك حساب مجموعة واحد على الأقل من النوع "نقدي" في شهادة الأصالة.
- قابلة للشحن: يمكن تخزين الرسوم الإضافية المطبقة على العناصر في حسابات من هذا النوع. على سبيل المثال، "رسوم الشحن والتخليص".
- الأعمال الرأسمالية قيد التنفيذ: يتم تخزين الرسوم الحالية عند إنشاء الأصول الثابتة في حسابات CWIP. على سبيل المثال، تكاليف البناء عند تشييد المبنى. في OneOfficeERP، يتم حجز الأصول مقابل حسابات CWIP عندما لا يتم استخدامها بعد.
- تكلفة البضائع المباعة: يتم استخدام حساب ضمن هذا النوع لحجز الإجمالي التراكمي لجميع التكاليف المتكبدة أثناء تصنيع/شراء منتج أو خدمة تبيعها الشركة.
- الإهلاك: حساب المصروفات لتسجيل إهلاك الأصول الثابتة. يظهر هذا في قائمة الدخل.
- حقوق الملكية: يمثل هذا النوع من الحسابات المعاملات مع الأشخاص الذين يملكون النشاط التجاري، أي المساهمين/المالكين.
- النفقات المضمنة في تقييم الأصول: الحساب الذي يتم فيه تسجيل النفقات (بصرف النظر عن تكاليف المواد المباشرة للأصول) المدرجة في تكلفة ملكية الأصل.
- النفقات المضمنة في التقييم: الحساب الذي يستخدم لحجز النفقات (بصرف النظر عن تكاليف المواد المباشرة) المضمنة في تكلفة وصول السلعة/المنتج، المستخدمة في المخزون الدائم.
- الأصول الثابتة: حساب الحفاظ على تكاليف الأصول الثابتة.
- حساب الدخل: يمثل هذا النوع من الحسابات أي مصدر دخل أو إيرادات محجوزة للشركة.
- الدفع: يمثل نوع الحساب المبلغ المستحق على الشركة لدائنيها (الموردين).
- المستحق: يمثل نوع الحساب المبلغ المستحق للشركة من قبل المدينين (العملاء).
- التقريب: في العديد من الفواتير، يمكن أن يكون هناك بعض التقريب في المبلغ النهائي. وللتتبع الدقيق، يمكن حجز تلك المبالغ في حسابات من هذا النوع.
- المخزون: مجموعة الحسابات التي سيتم إنشاء حسابات المستودعات ضمنها.
- تعديل المخزون: حساب مصروفات لحجز أي إدخال تعديل للمخزون/المخزون. يأتي بشكل عام بنفس مستوى تكلفة البضائع المباعة.
- المخزون المستلم ولكن لم يتم إصدار فاتورة به: حساب المسؤولية المؤقتة الذي يحتفظ بقيمة المخزون المستلم ولكن لم يتم إصدار فاتورة به بعد والمستخدم في المخزون الدائم.
- الضرائب: تندرج جميع حسابات الضرائب مثل ضريبة القيمة المضافة، وضريبة السلع والخدمات، وضريبة السلع والخدمات، وما إلى ذلك ضمن هذا النوع.
- المؤقت: الحساب المؤقت مفيد لموازنة الدخل والنفقات وإبطالها عند التحول إلى OneOfficeERP في منتصف العام مع القيود المحاسبية المعلقة.
ملاحظة: عند إجراء إدخالات الدفع، سيتم جلب الحساب البنكي الافتراضي بالترتيب التالي إذا تم تعيينه:
* استمارة الشركة * طريقة الدفع بالحساب الافتراضي * الحساب البنكي الافتراضي للعميل/المورد * حدد يدويًا في إدخال الدفع
2.5 البيانات المالية
يمكن بسهولة عرض البيانات المالية لشركتك في OneOfficeERP. يمكنك عرض البيانات المالية مثل الميزانية العمومية وبيان الأرباح والخسائر وبيان التدفق النقدي.
فيما يلي مثال على البيانات المالية المختلفة:
- تقرير التدفق النقدي:
2. تقرير الربح والخسارة:
3. تقرير الميزانية العمومية:
2.6 رقم الحساب
يتم تنظيم مخطط الحسابات القياسي وفقًا لنظام رقمي. ستبدأ كل فئة رئيسية برقم معين، ومن ثم ستبدأ جميع الفئات الفرعية ضمن تلك الفئة الرئيسية بنفس الرقم. على سبيل المثال، إذا تم تصنيف الأصول بأرقام تبدأ بالرقم 1000، فقد يتم تسمية الحسابات النقدية بالرقم 1100، وقد يتم تسمية الحسابات المصرفية بالرقم 1200، وقد يتم تسمية الحسابات المدينة بالرقم 1300، وهكذا. يتم الحفاظ بشكل عام على وجود فجوة بين أرقام الحسابات لإضافة حسابات في المستقبل.
يمكنك تخصيص رقم أثناء إنشاء الحساب من صفحة شجرة الحسابات. يمكنك أيضًا تعديل رقم من سجل الحساب، بالنقر فوق الزر تحديث اسم/رقم الحساب. عند تحديث رقم الحساب، يقوم النظام بإعادة تسمية اسم الحساب تلقائيًا لتضمين الرقم في اسم الحساب.
2.7 إضافة حسابات ضمن الشركة الفرعية
افتراضيًا، لا يمكن للمستخدم إضافة حسابات (دفاتر أستاذ) ضمن الشركات الفرعية، ويجب إضافتها إلى شركة مستوى الجذر، ويتم ذلك من أجل الحفاظ على نفس هيكل شهادة المصادقة لجميع الشركات الفرعية التابعة للشركة الأم. إذا حاول المستخدم الإضافة، فسوف يحصل على رسالة التحقق كما هو موضح أدناه
ومع ذلك، في بعض المواقف، يتعين على المستخدمين إضافة حسابات مباشرة في الشركات الفرعية ولا يمكن تجنب ذلك، ولهذا السبب، يمكن للمستخدم تمكين هذا الإعداد في الشركة الفرعية الرئيسية التي يجب إضافة الحساب بموجبها، بمجرد تمكين هذا الإضافة سيتم السماح بالحسابات ضمن الشركة الفرعية
